Qu’est-ce qu’une facturation électronique ?
La facturation électronique ou « e-invoicing » est une opération de vente et d’achat respectant la législation en vigueur. D’ailleurs, la facture numérique est authentique et dispose de la même valeur que la version classique sur papier.
L’e-invoicing ou l’e-facture consiste à créer, envoyer et recevoir une facture sous forme électronique. L’e-reporting est un dispositif garantissant la transmission des informations relatives à la facturation auprès de l’administration fiscale. L’e-invoicing et l’e-reporting facilitent ainsi le rassemblement des activités économiques d’une entreprise.
La définition d’une facturation électronique
Une facture électronique doit être établie dans un format structuré ou mixte retenu par l’administration : UBL, Factur-X ou CII. Elle comporte les mêmes contenus que le format papier. Elle doit être conservée pendant dix ans pour le droit commercial, contre six ans pour le droit fiscal. Ce document contient des mentions obligatoires, dont :
la date d’émission du document électronique ;
le numéro de la facture ;
l’identité de l’entreprise émettrice et du destinataire ;
la désignation des produits ou des services ;
la quantité ;
les informations sur la TVA ;
les montants (HT et TTC) ;
les pénalités appliquées en cas de retard ;
la date de la prestation.
Depuis le mois de mars 2000, la loi reconnaît la valeur juridique de ce type de facturation. Le format de cette dernière doit permettre un traitement automatique et électronique du document. Elle permet de digitaliser son cycle de vie depuis sa création, sa transmission, sa réception et son intégration dans la comptabilité jusqu’à son archivage.
La différence entre une facturation électronique et une facturation dématérialisée
Il est important de bien distinguer la facturation électronique de la dématérialisation. Cette dernière consiste à scanner une facture sur papier en vue de faciliter son stockage. Elle simplifie également l’archivage et l’envoi d’une copie du document.
En d’autres termes, un fichier en format PDF d’une facture envoyée par courriel n’est pas une facture électronique.
La facturation numérique est-elle obligatoire ?
L’application de la réforme relative à la facturation électronique s’étend d’année en année selon le type d’entreprises. De cette manière, ces dernières auront le temps de maîtriser les outils nécessaires et de bénéficier d’une expérience unifiée de la numérisation.
L’évolution de la législation concernant la généralisation de la facture électronique
Depuis la loi de finances pour 2020, toute entreprise établie en France qui est assujettie à la TVA doit établir une facture électronique pour dresser ses demandes de paiement.
Tableau récapitulatif de la mise en place de la facture électronique
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Les sanctions relatives au non-respect de la loi
Des textes de loi prévoient des sanctions pour ceux qui ne respecteront pas la mise en place de la facturation électronique. Les entreprises pénalisées verseront une amende de 15 € par facture avec un plafond de 15 000 € par an. En cas d’absence d’e-reporting à l’administration, elles seront sanctionnées de 250 € par document omis.
Outre ces amendes, il est important de bien respecter les normes de rédaction d’une facture électronique et de n’omettre aucune mention obligatoire. En d’autres termes, toutes irrégularités et tout non-respect de la loi de modernisation de l’économie (LME) peuvent être détectés facilement.
Quels sont les avantages de la facturation électronique ?
La facturation électronique est capitale pour l’avenir des entreprises. Cette réforme présente de multiples avantages, dont :
Une meilleure productivité au niveau de la gestion administrative
Grâce à la facturation électronique, les données arrivent directement dans les systèmes d’information. Elles deviendront automatiquement des données financières actionnables pour les décideurs d’une société. C’est pourquoi cette réforme engendre un gain de temps considérable dans la gestion administrative des TPE et des PME.
Une facilité de suivi des échéances
Cette réforme rend facilement accessible l’ensemble des données d’une facture. Par conséquent, de multiples actions relatives à la gestion comptable seront simplifiées et resteront à jour. En effet, il devient beaucoup plus facile d’automatiser les relances, les alertes et les notifications sur toutes les échéances.
Les autres bénéfices de la facturation électronique
À part ces deux principaux avantages de la facturation électronique, cette réforme permet également aux entreprises de profiter de divers bénéfices comme :
la réduction des coûts de gestion et d’administration ;
la diminution des risques d’erreur lors de l’élaboration d’une facture ;
la réduction significative de l’empreinte carbone ;
le raccourcissement des délais de paiement.
Il est important de se munir de logiciels dédiés à la mise en place d’une facturation électronique afin d’éviter de désordonner le système interne des entreprises.
